Garante per la Privacy, provvedimento del 18.05.2006, pubblicato sulla G.U. il 03.07.2006.-
Condominio: il trattamento di dati personali da parte dell'amministratore
Garante Privacy , provvedimento 18.05.2006, G.U. 03.07.2006
Stabilite le nuove regole di garanzia della privacy in relazione alla vita di condominio.
Il provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali stabilisce quali dati possono essere trattati senza il consenso dell'interessato ("le sole informazioni personali pertinenti e necessarie rispetto allo svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione" del condominio) e quelli che invece necessitano del suo specifico consenso per poter essere trattati dall'amministratore del condominio ("informazioni relative alle utenze telefoniche intestate ai singoli partecipanti")
In particolare dati sensibili come dati giudiziari e dati sanitari sono trattabili solo se indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio.
Ciascun condomino ha il diritto di accesso ai dati che lo riguardano personalmente ma non puo' accedere "ai dati personali riferibili agli altri condomini singolarmente intesi o all’intera compagine condominiale".
E' infine ammessa la videoregistrazione dell'assemblea condominiale soltanto con il consenso di tutti i partecipanti.
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 18 maggio 2006
Trattamento di dati personali nell'ambito dell'amministrazione condominiale.
(GU n. 152 del 3-7-2006)
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Giuseppe Fortunato e del dott. Mauro Paissan, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);
Vista la documentazione in atti ed esaminate le osservazioni pervenute a seguito della consultazione pubblica indetta l’8 febbraio 2006;
Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il dott. Giuseppe Fortunato;
PREMESSO
1. Il trattamento di dati personali nell’ambito dell’amministrazione di condomini
Sono pervenuti a questa Autorità diversi quesiti e segnalazioni concernenti le operazioni di trattamento di dati personali effettuate nell’ambito delle attività connesse all’amministrazione dei condomini: presentando profili comuni "c o n s p e c i f i c o r i g u a r d o a l l a c i r c o l a z i o n e d i i n f o r m a z i o n i p e r s o n a l i p e r l a g e s t i o n e d e l l a p r o p r i e t à c o m u n e , r i f e r i t e a i s i n g o l i p a r t e c i p a n t i a l c o n d o m i n i o ( d i s e g u i t o , p a r t e c i p a n t i ) , o c o n c e r n e n t i l i n t e r a a m m i n i s t r a z i o n e c o n d o m i n i a l e ", l e m e d e s i m e s o n o s u s c e t t i b i l i d i t r a t t a z i o n e u n i t a r i a c o n i l p r e s e n t e p r o v v e d i m e n t o n e l q u a l e s i è a l t r e s ì t e n u t o c o n t o d e l l e c o m u n i c a z i o n i ( s e t t a n t a c i n q u e , c o m p r e n d e n t i a n c h e r i c h i e s t e d i c h i a r i m e n t i , q u e s i t i e o s s e r v a z i o n i ) p e r v e n u t e a l l A u t o r i t à d a p r i v a t i e d a a s s o c i a z ioni di categoria a seguito della consultazione pubblica indetta l’8 febbraio 2006.
I profili prevalentemente presi in considerazione nelle comunicazioni inviate (in larga parte già presenti nelle segnalazioni e nei quesiti presentati all’Autorità) riguardano:
la questione della titolarità del trattamento nell’ambito della gestione condominiale;
la tipologia dei dati trattati, tra i quali vengono indicati:
i dati inerenti il condominio complessivamente inteso quale ente di gestione;
i dati personali riferiti ai singoli partecipanti al condominio, nei limiti delle informazioni personali raccolte ed utilizzate per le finalità riconducibili alla disciplina civilistica;
il trattamento dei dati relativi a soggetti diversi dai partecipanti al condominio;
la circolazione, in varie forme, di dati relativi alla gestione condominiale;
le problematiche afferenti alle misure di sicurezza;
il trattamento di dati personali, sensibili e giudiziari.
Tenendo conto delle osservazioni pervenute nel corso della consultazione pubblica e delle segnalazioni presentate all’Autorità, ferma restando l’applicabilità delle regole di diritto comune (in particolare degli artt. 1117 e ss. c.c.), il Garante, ai sensi dell’art. 154, comma 1, lett. c), del Codice, al fine di rendere conformi alle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali i trattamenti effettuati nell’ambito dell’amministrazione dei condomini, prescrive ai titolari del trattamento l’adozione delle misure di seguito specificamente indicate.
2. Tipologia di informazioni oggetto di trattamento nell’ambito dell’attività di amministrazione del condominio e principi di pertinenza e non eccedenza.
Affinché il trattamento di dati personali effettuato nell’ambito dell’attività di amministrazione del condominio si svolga nell’osservanza del principio di liceità (previsto all’art. 11 del Codice), in termini generali, possono formare oggetto di trattamento da parte della compagine condominiale u n i t a r i a m e n t e c o n s i d e r a t a "d i r e g o l a c o n l a u s i l i o d e l l a m m i n i s t r a t o r e d i c o n d o m i n i o ( n e l l e v e n t u a l e v e s t e d i r e s p o n s a b i l e d e l t r a t t a m e n t o a i s e n s i d e g l i a r t t . 4 , c o m m a 1 , l e t t . g ) , e 2 9 d e l C o d i c e ) " l e s o l e i n f o r m a z i o n i p e r s o n a l i p e r t i n e n t i e n e c e s s a r i e r ispetto allo svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare, secondo le regole del codice civile (artt. 1117 ss. c.c.), le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti (siano essi proprietari o usufruttuari: cfr. art. 67 disp. att. c.c.).
2.1. Le informazioni trattate possono riguardare non solo tutta la compagine condominiale unitariamente considerata (ad esempio, i dati relativi a consumi collettivi del condominio), ma possono altresì riferirsi a ciascun partecipante, individualmente considerato, in quanto necessarie ai fini dell’amministrazione comune: queste ultime consistono, ad esempio, nei dati anagrafici e negli indirizzi dei partecipanti, elementi la cui reciproca conoscenza può risultare indispensabile per consentire la regolare convocazione dell’assemblea (alla luce delle disposizioni contenute nell’art. 66 disp. att. c.c.), nonché per verificare la validità delle deliberazioni dalla stessa adottate (ad esempio, ai fini dell’impugnazione ex art. 1137 c.c.). Del pari, possono formare oggetto di trattamento anche le quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e i dati personali necessari a commisurarle o, comunque, rilevanti per la determinazione di oneri nell’ambito condominiale (art. 68 disp. att. c.c. e art. 1123 c.c.); dalle quote millesimali è dato altresì ricavare il quorum per la regolare costituzione dell'assemblea (quorum costitutivo) e per la validità delle deliberazioni adottate (quorum deliberativo), secondo quanto disposto dall'art. 1136 c.c.
Le informazioni personali appena menzionate, riferibili a ciascun partecipante, possono essere trattate per la finalità di gestione ed amministrazione del condominio, a seconda dei casi, ai sensi dell’art. 24, comma 1, lett. a), b) o c) del Codice.
2.2. Anche per esercitare i controlli in ordine all’esattezza dell’importo dovuto a titolo di contributo per la manutenzione delle parti comuni e per l’esercizio dei servizi comuni, ciascun partecipante può essere informato in ordine all’ammontare della somma dovuta dagli altri; in ragione delle regole sul mandato, che (per costante giurisprudenza) trovano applicazione per regolare il rapporto tra i partecipanti e l’amministratore, questi informa i singoli partecipanti degli eventuali inadempimenti, sia nelle usuali forme del rendiconto annuale (art. 1130 c.c.), come pure, in ogni tempo, a seguito dell’esercizio del potere di vigilanza e controllo spettante a ciascun partecipante al condominio sull’attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni (cfr. Cass., 26 agosto 1998, n. 8460; Cass., 29 novembre 2001, n. 15159; v. altresì, Provv. Garante 16 luglio 2003).
Tali informazioni potranno essere trattate dai partecipanti, perseguendo gli stessi nell’esercizio della facoltà menzionata un legittimo interesse non sopravanzato da quello degli interessati cui si riferiscono i dati, ai sensi dell’art. 24, comma 1, lett. g), del Codice. Ricorrendone i presupposti, i dati sopra citati possono altresì essere trattati in base all’art. 24, comma 1, lett. f), del Codice.
2.3. Solo in presenza del consenso dell’interessato (salva l’eventuale pubblicità già attribuita a tali informazioni grazie alla loro indicazione in elenchi pubblici), invece, possono essere trattate, in quanto non eccedenti rispetto alla finalità di amministrazione della cosa comune, le informazioni relative alle utenze telefoniche intestate ai singoli partecipanti: il loro utilizzo, infatti, può agevolare, specie in relazione a casi particolari di necessità ed urgenza (ad esempio al fine di prevenire o limitare eventuali danni a parti individuali o comuni dell’immobile), i contatti tra i partecipanti come pure lo svolgimento delle incombenze rimesse all’amministratore del condominio (cfr. Provv. 19 maggio 2000, in Boll. n. 13/2000, p. 7, doc. web n. 42268).
2.4. Possono altresì formare oggetto di trattamento nell’ambito delle menzionate finalità di amministrazione del condominio, dati personali di natura sensibile o dati giudiziari, nella misura indispensabile al perseguimento delle medesime finalità.
Tale ipotesi può ricorrere, ad esempio, in relazione al trattamento di dati di natura sensibile e giudiziaria del personale alle dipendenze del condominio in ordine al quale, salvo l’obbligo di rendere l’informativa ai sensi dell’art. 13 del Codice, trovano applicazione lo speciale presupposto di cui all’art. 26, comma 4, lett. d), del Codice (obblighi del datore di lavoro) e le autorizzazioni generali del Garante nn. 1 e 7 del 2005 (relative al trattamento dei dati sensibili nei rappor...
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