Gli obblighi antiriciclaggio degli intermediari immobiliari
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NUOVI OBBLIGHI ANTIRICICLAGGIO
Con la legge 197/91 l'Italia ha recepito le direttive europee in tema di antiriciclaggio al fine di monitorare quei settori, definiti particolarmente “a rischio” ed esposti alle infiltrazioni della criminalità organizzata.-
Soggetti primari di questo primo intervento sono state le Banche e gli altri intermediari finanziari.-
Nel settembre del 1999 con il decreto legislativo n. 374 le misure antiriciclaggio sono state estese anche ad altri operatori non finanziari, tra i quali anche gli agenti di affari in mediazione immobiliare.-
L’attività di intermediazione immobiliare è stata ricompressa, in tal modo, tra le attività ritenute “particolarmente suscettibili di utilizzazione”, da parte della criminalità organizzata, a fini del reinvestimento del denaro e dei proventi rivenienti da operazioni illecite.-
Art. 1 D. Lgs. 25 Settembre 1999 n. 374
“1. Le disposizioni dell'art. 13 del decreto-legge 15 dicembre 1979, n. 625, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 febbraio 1980, n. 15, come sostituito dall'art. 2, comma 1, del decreto-legge 3 maggio 1991, n. 143 convertito, con modificazioni, dalla legge 5 luglio 1991, n. 197, e quelle del predetto decreto-legge n. 143 dei 1991, d'ora in avanti complessivamente indicati come: "legge n. 197/1991" si applicano, nei limiti e con le modalità indicati negli articoli 3 e 4, alle seguenti attività, il cui esercizio resta subordinato al possesso delle licenze, autorizzazioni, iscrizioni in albi o registri, ovvero alla preventiva dichiarazione di inizio di attività specificamente richiesti dalle norme a fianco di esse riportate:
a) recupero di crediti per conto terzi, alla licenza di cui all'art. 115 del testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, approvato con regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, di seguito indicato come: "T.U.L.P.S.";
b) custodia e trasporto di denaro contante e di titoli o valori a mezzo di guardie particolari giurate, alla licenza di cui all'art. 134 del T.U.L.P.S.;
c) il trasporto di denaro contante, titoli o valori senza l'impiego di guardie particolari giurate, all'iscrizione nell'albo delle persone fisiche e giuridiche che esercitano l'autotrasporto di cose per conto di terzi, di cui alla legge 6 giugno 1974, n. 298;
d) agenzia di affari in mediazione immobiliare all'iscrizione nell'apposita sezione del ruolo istituito presso la camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura, ai sensi della legge 3 febbraio 1989, n. 39;
e) commercio di cose antiche, alla dichiarazione preventiva di cui all'art. 126 del T.U.L.P.S.;
f) esercizio di case d'asta o gallerie d'arte, alla licenza di cui all'art. 115 del T.U.L.P.S.;
g) commercio, comprese l'esportazione e l'importazione, di oro per finalità industriali o di investimento, alle autorizzazioni di cui all'art. 15 del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1988, n. 148;
h) fabbricazione, mediazione e commercio, comprese l'esportazione e l'importazione di oggetti preziosi, alla licenza di cui all'art. 127 del T.U.L.P.S.;
i) gestione di case da gioco, alle autorizzazioni concesse dalle leggi in vigore, nonchè al requisito di cui all'art. 5, comma 3, del decreto-legge 30 dicembre 1997, n. 457, convertito, con modificazioni, dalla legge 27 febbraio 1998, n. 30;
l) la fabbricazione di oggetti preziosi da parte di imprese artigiane, all'iscrizione nel registro degli assegnatari dei marchi di identificazione tenuto dalle camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura;
m) mediazione creditizia, all'iscrizione all'albo dei mediatori creditizi di cui all'art. 16 della legge 7 marzo 1996, n. 108;
n) agenzia in attività finanziaria prevista dall'art. 106 del decreto legislativo 1º settembre 1993, n. 385, recante il testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia, di seguito indicato come: "testo unico bancario", all'iscrizione all'elenco previsto dall'art. 3.”
PREMESSA
Con il D.M. 3 febbraio 2006, n. 143, pubblicato nella G.U. n. 82 del 7 aprile 2006, entrato in vigore il 22 aprile 2006, sono divenuti operativi, infatti, i provvedimenti che coinvolgono anche gli agenti immobiliari nella collaborazione attiva con le autorità di vigilanza di settore, alla stregua degli intermediari finanziari, i professionisti (avvocati, notai, dottori commercialisti, ragionieri) e delle altre categorie di operatori non finanziari già chiamate nel passato ad espletare tale compito.-
Le novità discendono dal recepimento della Direttiva comunitaria 2001/97/CE (c.d. seconda direttiva antiriciclaggio) ad opera del D.Lgs. 56/2004, il cui atteso regolamento attuativo - previsto dagli artt. 3, comma 2 e 8, comma 4 - segna la epocale decorrenza dei sinora inediti doveri degli agenti immobiliari di identificazione della clientela, registrazione delle transazioni e segnalazione delle operazioni sospette, nella ricerca del miglior contemperamento tra gli oneri deontologici di riservatezza nell'espletamento degli incarichi e l'interesse pubblico alla tutela del sistema economico dal rischio di infiltrazioni ad opera di capitali di matrice illecita. Non solo.-
È alle porte il recepimento anche della Direttiva 2005/60/CE (c.d. Terza direttiva antiriciclaggio), emanata dal Legislatore europeo mentre il Governo nazionale era impegnato nell'elaborazione della disciplina di rango secondario attuativa della precedente, per il cui raggiungimento è stata inserita nel testo della Legge comunitaria per il 2005 - n. 29/ 2006 - una articolata delega che porrà mano ad una significativa riformulazione del sistema antiriciclaggio.-
La revisione della normativa antiriciclaggio in atto muove infatti su due distinti piani d'intervento: da un lato le disposizioni attuative concernenti le modalità pratiche di esercizio dell'attività degli agenti immobiliari, dei professionisti e degli intermediari, chiamati ad avere parte attiva in un sistema di controlli che da sempre ha avuto grande rilevanza anche ai fini antievasione; dall'altro il rafforzamento dell'ordito per scongiurare i rischi di accumulo di fonti di finanziamento potenziali per il terrorismo con il recepimento della neo-emanata terza Direttiva comunitaria in materia.-
REGOLAMENTI ATTUATIVI
In Gazzetta Ufficiale del 7 aprile 2006, n. 82 (Supplemento Ordinario n. 86) sono stati pubblicati i tre Regolamenti di attuazione della seconda Direttiva comunitaria antiriciclaggio n. 2001/97/CE.-
I provvedimenti concernono rispettivamente:
- i professionisti (D.M. 3.2.2006, n. 141);
- gli intermediari finanziari (D.M. 3.2.2006, n. 142);
- gli operatori non finanziari (D.M. 3.2.2006, n.143).-
Nella stessa Gazzetta Ufficiale è stato inoltre pubblicato il ponderoso provvedimento dell'Ufficio Italiano dei Cambi datato 24 febbraio 2006, che ha fornito importanti indicazioni di dettaglio circa gli adempimenti cui sono chiamati anche gli agenti immobiliari, la tipologia di prestazioni rilevanti ai fini dell'applicazione degli obblighi di identificazione, registrazione e segnalazione, gli standards tecnici dell'archivio informatico da istituire, gli indicatori di anomalia delle operazioni finalizzati ad agevolare la valutazione dell’agente immobiliare in ordine ai profili di sospetto delle operazioni oggetto di incarico.-
La normativa antiriciclaggio si accinge a vivere così una stagione di rinnovato fulgore, interessata come essa è da novità rilevanti che hanno appena visto la luce ed alle quali le categorie dovranno adeguarsi sviluppando peculiare sensibilità e specifica esperienza.-
VADEMECUM degli OBBLIGHI ANTIRICICLAGGIO
L’emanazione del D.M. 143/2006, attuativo delle novità in materia di antiriciclaggio, impone agli agenti immobiliari e a tutti gli altri destinatari di avere idee assolutamente chiare sul contenuto degli adempimenti cui dovranno attendere e sulla scala temporale delle scadenze che sono state loro imposte.-
Dal 22 aprile 2006 (15 giorni dopo la pubblicazione in Gazzetta del regolamento 143) la normativa è entrata in vigore.-
Deve per conseguenza essere conformemente regolata l'organizzazione dell’attività delle agenzie immobiliari volta a compiere l'identificazione della clientela, la registrazione e conservazione in archivio delle prestazioni rese e la segnalazione delle operazioni sospette.-
Il vademecum di sintesi di tali adempimenti impone di focalizzare alcuni punti fondamentali, che di seguito riassumiamo.-
DECORRENZA DEGLI ADEMPIMENTI
ADEMPIMENTODECORRENZAIdentificazione della clientela, istituzione dell’archivio unico, registrazione delle prestazioni e segnalazione delle operazioni sospette.-dal 22 aprile 2006Costituzione dell’archivio unico informatico e integrazione di altri registri.-entro il 22 giugno 2006
Gli obblighi di identificazione della clientela, di istituzione dell'archivio unico e di segnalazione di operazioni sospette decorrono dalla data di entrata in vigore delle Istruzioni UIC (22/04/06). Coloro che si avvalgono della facoltà di integrare i registri tenuti in forza di altre disposizione di legge per la costituzione dell'archivio unico, devono procedervi entro 60 gg. dalla suddetta scadenza (22/06/06). Analogo termine è previsto per la costituzione dell'archivio unico informatico. In attesa dell'istituzione di tale archivio, è necessario avvalersi temporaneamente di un registro cartaceo i cui dati andranno riversati nell'archivio unico informatico. (Chiarimenti UIC del 18/05/06)
IDENTIFICAZIONE della CLIENTELA
Gli agenti immobiliari sono tenuti a procedere alla rigorosa identificazione delle parti dei contratti intermediati.-
Art. 12, comma 1, D.M. 3 Febbraio 2006, n. 143“1. Gli operatori che svolgono l’attività di agenzia di affari in mediazione immobiliare, indicati nell’art. 2, comma 1, lettera d) del presente regolamento devono identificare le parti dei contratti per i quali intervengono.-
L’identificazione consiste nella verifica dell’identità delle parti intermediate e dei soggetti per conto dei quali eventualmente operano e dei relativi dati identificativi, nell’acquisizione degli estremi essenziali del contratto intermediato, nonché nell’accertamento del valore catastale dell’immobile oggetto dell’affare, per la conservazione nell’archivio unico.-
Art. 4, comma 3, D.Lgs. 25 Settembre 1999, n. 374“…Per i soggetti che esercitano le attività di cui all’art. 1, comma 1, lettera d), gli obblighi di identificazione dei clienti e di registrazione delle operazioni si assolvono integrando i dati richiesti a norma dell’art. 1760, n. 3, del codice civile e comportano l’indicazione del valore catastale dell’immobile oggetto della mediazione e delle parti intermediate”.-
L’obbligo di procedere all’identificazione scatta quando l’attività di intermediazione svolta abbia ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità di valore superiore ai 12.500 euro, anche se posta in essere attraverso più operazioni effettuate in momenti diversi e in un circoscritto periodo di tempo (c.d. operazione frazionata), ed altresì quando il valore dell'operazione non sia determinabile.-
La caparra o eventuali acconti versati in sede di trattativa non rilevano ai fini della registrazione.
L’obbligo si applica a tutti gli agenti immobiliari abilitati ad operare in Italia e sussiste anche per le operazioni realizzate all'estero.-
L’identificazione deve essere eseguita nel momento in cui si riceve l’incarico dal cliente (incarico se venditore, proposta se acquirente) e solo successivamente e nella sola ipotesi di conclusione di un contratto preliminare di vendita o di quello definitivo, sorge l’obbligo di registrazione e conservazione dei dati precedentemente raccolti. Altrimenti, ossia in caso di mancata conclusione dell’affare, i dati raccolti non dovranno essere inseriti, né conservati in archivio
Art. 12 , comma 3, D.M. 3 Febbraio 2006, n. 143.-“Gli obblighi di identificazione e di registrazione si applicano solo nei casi in cui vi sia stata la conclusione del contratto di compravendita preliminare o, in mancanza, di quello definitivo.”
MODALITÀ
IDENTIFICAZIONE DIRETTA
Art. 4, D.M. 3 Febbraio 2006, n. 143.-Identificazione diretta 1. Salvo quanto previsto negli articoli 5 e 6 del presente regolamento, l'identificazione deve essere effettuata dagli operatori, anche attraverso il personale incaricato, volta per volta, all'atto dell'operazione, in presenza del cliente, attraverso un documento valido per l'identificazione, non scaduto. Si considerano validi per l'identificazione i documenti d'identita' e di riconoscimento di cui agli articoli 1 e 35 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
2. I clienti forniscono tutte le informazioni necessarie per l'identificazione. All'atto dell'identificazione i clienti forniscono per iscritto, sotto la propria personale responsabilita', tutte le informazioni necessarie per l'identificazione dei soggetti per conto dei quali operano. 3. Qualora cliente sia una societa' o un ente, ovvero qualora il cliente operi per conto di una societa' o di un ente, deve essere verificata l'effettiva esistenza del potere di rappresentanza e devono essere acquisite informazioni necessarie per individuare gli amministratori e i proprietari effettivi di tale societa' o ente. 4. Qualora cliente sia uno dei soggetti previsti nell'articolo 2, comma 1, dalla lettera a) alla lettera l) del decreto, la disposizione di cui al precedente comma non si applica e, ai fini dell'identificazione, e' sufficiente l'acquisizione dei dati identificativi. 5. E' in ogni caso necessario procedere all'identificazione diretta qualora si abbia motivo di ritenere che l'identificazione effettuata ai sensi degli articoli 5 e 6 del presente regolamento non sia attendibile ovvero qualora essa non consenta l'acquisizione delle informazioni necessarie.-
L'identificazione dovrà essere effettuata in presenza fisica del cliente (salvo che per persone già identificate e in casi specificamente enumerati dalla normativa regolamentare), anche attraverso i collaboratori, mediante acquisizione di un valido documento d'identità o di riconoscimento.-
Non è necessario acquisire copia del documento di identità o di riconoscimento in quanto è sufficiente l'acquisizione degli estremi dello stesso. Il documento deve essere in corso di validità ma non sussiste alcun obbligo di monitorarne la scadenza.
È bene ricordare che i documenti di identità sono la carta d'identità e ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato da una pubblica Amministrazione dello Stato italiano o di altri Stati.-
I documenti di riconoscimento equipollenti alla carta d'identità sono il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d'armi, le tessere di riconoscimento con fotografia e timbro rilasciate da una Amministrazione dello Stato, a norma dell'art. 35, D.P.R. 445/2000.-
Nel caso in cui l’agente immobiliare acquisisca in qualsiasi momento elementi di incertezza sull'identità del cliente deve compiere una nuova identificazione che consenta di rimuovere ogni dubbio.-
Il cliente è tenuto a fornire per iscritto sotto la propria responsabilità tutte le informazioni necessarie per l’identificazione dei soggetti per conto dei quali opera.-
Qualora cliente sia una società o un ente deve essere verificata l’effettiva esistenza del potere di rappresentanza individuando gli amministratori e i proprietari effettivi.-
Documenti validi per l’identificazione (art. 35, D.P.R. 28.12.2000, n. 445)Carta d'identitàPassaportoPatente di guidaPatente nauticaLibretto di pensionePatentino per conduzione impianti termiciPorto d'armiTessere di riconoscimento con fotografia e timbro di Amministrazioni dello Stato
IDENTIFICAZIONE INDIRETTA
Art. 5, D.M. 3 Febbraio 2006, n. 143.-Identificazione indiretta 1. Non e' necessario procedere all'identificazione diretta nei seguenti casi: a) per i clienti gia' identificati in relazione ad una operazione in precedenza posta in essere, sempreche' le informazioni gia' acquisite siano aggiornate; b) in relazione ad operazioni che sono effettuate con sistemi di cassa continua o di sportelli automatici, per corrispondenza o attraverso soggetti che svolgono attivita' di trasporto di valori o mediante carte di pagamento; tali operazioni sono imputate al soggetto titolare del rapporto al quale ineriscono; c) per i clienti i cui dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultino da atti pubblici, da scritture private autenticate o da documenti recanti la firma digitale ai sensi dell'articolo 23 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e successive modificazioni; d) per i clienti i cui dati identificativi risultino da dichiarazione della rappresentanza e dell'autorita' consolare italiana, cosi' come indicata nell'art. 6 del decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 153.-
La presenza fisica non è necessaria per i clienti i cui dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultino da:
a) precedente identificazione effettuata dall’agente immobiliare in relazione ad altra attività professionale in precedenza posta in essere:
b) atti pubblici, scritture private autenticate o documenti recanti la firma digitale;
c) dichiarazione dell'autorità consolare italiana;
IDENTIFICAZIONE A DISTANZA
Art. 6, D.M. 3 Febbraio 2006, n. 143.-Identificazione a distanza
1. Non e' necessario procedere all'identificazione di cui agli articoli 4 e 5 qualora ai clienti sia stata rilasciata attestazione da uno dei soggetti indicati al comma 3 del presente articolo presso i quali gli stessi sono titolari di conti o rapporti e in relazione ai quali sono stati gia' identificati di persona. 2. L'attestazione deve essere idonea a confermare l'identita' tra il soggetto che deve essere identificato e il soggetto titolare del conto o del rapporto presso l'intermediario attestante, nonche' l'esattezza delle informazioni comunicate a distanza. 3. L'attestazione puo' essere rilasciata dai seguenti soggetti: a) intermediari abilitati ai sensi dell'articolo 4 del decreto; b) enti creditizi ed enti finanziari di Stati membri dell'Unione europea, cosi' come definiti nell'articolo 1, lettera A) e lettera B), numeri 2), 3) e 4), della direttiva; c) banche aventi sede legale e amministrativa in Paesi non appartenenti all'Unione europea purche' aderenti al Gruppo di azione finanziaria internazionale (GAFI) e succursali in tali Paesi di banche italiane e di altri Stati aderenti al GAFI. 4. L'attestazione puo' consistere in un bonifico eseguito a valere sul conto per il quale il cliente e' stato identificato di persona, che contenga un codice rilasciato al cliente dal soggetto che deve procedere all'identificazione. 5. L'UIC puo' indicare ulteriori forme e modalita' particolari dell'idonea attestazione anche tenendo conto dell'evoluzione delle tecniche di comunicazione a distanza. 6. In nessun caso l'attestazione puo' essere rilasciata da soggetti che non hanno insediamenti fisici in alcun Paese. Per «insediamento fisico» si intende un luogo destinato allo svolgimento dell'attivita' istituzionale, con stabile indirizzo, diverso da un semplice indirizzo elettronico, in un Paese nel quale il soggetto e' autorizzato a svolgere la propria attivita'; in tale luogo il soggetto deve impiegare una o piu' persone a tempo pieno, deve mantenere evidenze relative all'attivita' svolta, deve essere soggetto ai controlli effettuati dall'autorita' che ha rilasciato l'autorizzazione ad operare.-
La presenza fisica del cliente non è altresì necessaria quando viene fornita idonea attestazione circa l'identità del cliente da:
- intermediari abilitati ai sensi dell'art. 4, D.Lgs. 56/2004;
- enti creditizi o finanziari di Stati membri dell'Unione europea;
- banche aventi sede in Paesi anche non appartenenti all'Unione europea ma aderenti al Gafi.
Non è stata contemplata la possibilità di far valere l'identificazione a distanza operata da agenti immobiliari di Stati non appartenenti all'Unione europea, il che sembra un vuoto di normazione, non apparendo evidenti le ragioni per cui rendere possibile ciò per le banche non comunitarie ed impedire pari valenza all'identificazione compiuta, ad esempio, da un agente immobiliare americano o svizzero.-
In nessun caso l'attestazione può essere rilasciata da soggetti che non hanno insediamenti fisici in alcun Paese.-
ADEMPIMENTI – IDENTIFICAZIONE
Al momento della conclusione dell’affare in relazione ad operazioni, anche frazionate, di importo superiore ai 12.500,00 Euro.-
È necessario acquisire i dati identificativi del soggetto messo in relazione con l’affare e del soggetto per conto del quale operi.-
Bisogna verificare l’effettiva esistenza del potere di rappresentanza in capo a chi operi per società o enti.-
L’identificazione deve essere effettuata in presenza del cliente.-
IDENTIFICAZIONE
La presenza fisica del cliente può essere sostituita da:
Atti pubblici, scritture private autenticate o documenti recanti la firma digitale;
Dichiarazione consolare italiana;
Attestazione di altro agente immobiliare di uno dei paesi UE che ha identificato di persona e registrato i dati del cliente;
La presenza fisica non è necessaria quando viene fornita idonea attestazione da: intermediari abilitati; enti creditizi e enti finanziari di Stati Membri UE; Banche aventi sede legale e amministrativa in paesi non UE purchè aderenti al Gafi;
In nessun caso l’attestazione può essere rilasciata da soggetti che non hanno insediamenti fisici in alcun paese.-
REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE in ARCHIVIO
Art. 7, D.M. 3 Febbraio 2006, n. 143.-Modalita' della registrazione 1. Le informazioni relative ai dati identificativi del cliente e del soggetto per conto del quale questo opera, alla data, all'importo e alla tipologia delle operazioni e dei mezzi di pagamento devono essere registrate nell'archivio unico tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione. 2. Nell'indicazione dell'importo delle operazioni deve essere evidenziata la parte in contanti. Le registrazioni degli importi espressi in valuta estera vanno effettuate nel controvalore in euro al cambio di effettiva negoziazione ovvero, in mancanza, al cambio indicativo del giorno precedente l'operazione; in ogni caso, deve essere conservata evidenza della valuta estera in cui l'operazione e' espressa.-
È obbligatoria la registrazione e conservazione in archivio dei dati identificativi delle parti intermediate e dei soggetti per conto dei quali eventualmente operano, degli estremi essenziali del contratto intermediato (data di conclusione del contratto preliminare o in mancanza di quello definitivo, al prezzo convenuto dell’immobile oggetto della mediazione, mezzi di pagamento previsti, valore catastale dell’immobile).-
Art. 12 , comma 2, D.M. 3 Febbraio 2006, n. 143.-“… Devono essere acquisite e registrate nell’archivio unico le informazioni relative:
Ai dati identificati della parti;
Alla data di conclusione del contratto preliminare o, in mancanza di quello definitivo di compravendita;
Al prezzo convenuto dell’immobile oggetto della mediazione ….”
Nell’indicazione dell’importo dell’operazione deve essere evidenziata la parte dell’operazione compiuta in contanti.-
L'inserimento deve essere compiuto entro 30 giorni dalla data di identificazione.
L'archivio deve essere formato e gestito a mezzo di strumenti informatici o in forma cartacea, a norma dell'art. 5, commi 1, del Provvedimento dell’Ufficio Italiano Cambi del 24 febbraio 2006.-
È possibile altresì avvalersi di autonomi centri di servizio esterni, a prescindere dall'impianto organizzativo interno allo studio.-
Non si è tenuti all'istituzione dell'archivio qualora non vi siano dati da registrare.-
CONTENUTO dell'OBBLIGO
In estrema sintesi l’adempimento dell’obbligo di registrazione impone all’agente immobiliare di registrare e conservare in archivio:
i dati identificativi delle parti intermediate e dei soggetti per conto dei quali eventualmente operano;
la data dell'avvenuta identificazione;
la data di conclusione del contratto preliminare o, in mancanza, di quello definitivo di compravendita;
il valore catastale dell’immobile oggetto dell’affare intermediato(dato facoltativo);
il prezzo convenuto dell’immobile oggetto della mediazione;
l’importo dei singoli mezzi di pagamento.-
Ove si verifichino modifiche dei dati identificativi di cui l’agente immobiliare abbia conoscenza, egli deve provvedere ad aggiornare l'archivio - nel medesimo termine di trenta giorni decorrente dal momento in cui ne venga a conoscenza - conservando evidenza delle informazioni precedenti.-
Nel caso in cui l’operatore debba eseguire un incarico o una operazione per un soggetto del quale già dispone dei dati identificativi e delle altre informazioni da acquisire aggiornate, è sufficiente registrare nell’archivio unico solo le informazioni relative al nuovo incarico o alla nuova operazione, entro il trentesimo giorno dal conferimento dell’incarico o, se diverso, dal compimento dell’operazione.-
L’art. 3, D.M. 473/2006 impone agli operatori di istituire misure di controllo interno e assicurare un’adeguata formazione dei dipendenti e dei collaboratori, anche per approfondire la conoscenza dei propri clienti.-
OPERAZIONI DA REGISTRARE
(Chiarimenti UIC del 27/09/2006).
Secondo l'art. 12 del D.M. 143/2006 e il paragrafo 4, parte IV delle Istruzioni UIC, sono oggetto di registrazione le sole operazioni di compravendita immobiliare.
Pertanto la conclusione di contratti di locazione non deve essere registrata. Resta, comunque, fermo l'obbligo di segnalazione di operazioni sospette-qualora ne ricorrano i presupposti ed indipendentemente dall'importo dell'operazione- nell'ambito dell'intera attività istituzionale.
Ed ancora, se l'agente riceve una proposta d'acquisto irrevocabile, non è tenuto all'identificazione e alla registrazione se la proposta non viene accettata, in quanto le disposizioni prevedono l'obbligo di registrazione per il solo contratto preliminare o definitivo di compravendita. L'operazione può comunque essere tenuta in considerazione per eventuali ipotesi di operazioni sospette.
La mera presentazione di un potenziale cliente ad altro agente non costituisce attività significativa ai fini della registrazione in archivio.
Sono, invece, soggette agli obblighi di identificazione e di registrazione:
nell'ambito della conclusione di contratti di cessione di azienda, solo l'eventuale cessione di un immobile;
contratti preliminari sottoposti a condizione sospensiva per i quali la condizione non si sia ancora avverata;
contratti sottoposti a condizione risolutiva;
contratti sottoposti a prelazione a favore di terzi per i quali il relativo diritto non sia stato ancora esercitato;
Inoltre, è stato chiarito che qualora due agenti immobiliari collaborino nell'ambito della stessa operazione di compravendita, svolgendo la propria attività l'uno per il venditore e l'altro per il compratore, entrambi dovranno registrare l'operazione di compravendita identificando e registrando tutte le parti (venditore/i, acquirente/i) indipendentemente da quale sia il proprio cliente.
MODALITÀ
L’archivio è unico per ogni operatore e deve essere tenuto in maniera da garantire la facilità della consultazione, della ricerca e del trattamento dei dati, nonché la trasparenza, la completezza, la chiarezza delle informazioni ed il mantenimento della storicità delle medesime.-
Le registrazioni devono essere conservate in ordine cronologico d'inserimento, in maniera da rendere possibile la ricostruzione storica delle operazioni effettuate.-
Quando il conferimento dell'incarico è fornito congiuntamente da più clienti, gli obblighi di registrazione e conservazione dei dati devono essere assolti nei confronti di ciascuno di essi.-
Se della prestazione professionale sono stati incaricati più agenti immobiliari congiuntamente, ciascuno deve provvedere alla registrazione nel proprio archivio antiriciclaggio.-
L’archivio unico può essere tenuto a mezzo strumenti informatici o in forma cartacea, secondo le indicazioni presenti nelle Istruzioni applicative dell’Ufficio Italiano Cambi (Provvedimenti del 24 febbraio 2006 e successive modifiche, Avviso del 21 Aprile 2006).-
Gli operatori obbligati, in forza di altre disposizioni di legge o regolamentari, a tenere un registro della clientela, possono avvalersi dello stesso per assolvere agli obblighi di conservazione, purché tale registro contenga o venga completato con tutte le indicazioni richieste dal citato provvedimento.-
Gli agenti immobiliari possono assolvere agli obblighi di identificazione e di registrazione integrando i dati richiesti a norma dell’art. 1760, n. 3, del codice civile.
Archivio Unico Informatico
L’archivio unico informatico deve essere tenuto secondo gli standards tecnici di cui all’allegato A delle Istruzioni Applicative dell’UIC.-
Gli operatori possono affidare a terzi (ad esempio: altri operatori, associazioni di categoria, centri di servizio) la tenuta e la gestione dell’archivio unico informatico, purché sia loro assicurato l’accesso diretto e immediato all’archivio stesso.-
Resta ferma la responsabilità degli operatori per il rispetto degli obblighi di conservazione e registrazione.-
I terzi incaricati tengono gli archivi nel rispetto delle disposizioni del codice in materia di protezione dei dati personali ed in modo da assicurare la distinzione logica e la separazione delle registrazioni relative a ciascun titolare del trattamento dei dati personali.-
Osservano, inoltre, tutte le misure necessarie per garantire la segretezza delle informazioni nei confronti del proprio personale incaricato.-
Archivio Unico Cartaceo
L’archivio unico cartaceo consiste in un registro, numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura dell’operatore ovvero di un collaboratore o dipendente autorizzato per iscritto, con l’indicazione alla fine dell’ultimo foglio del numero delle pagine di cui è composto, il registro e l’apposizione della firma delle suddette persone.-
L’archivio unico cartaceo deve essere tenuto in maniera ordinata e chiaramente leggibile, senza spazi bianchi e abrasioni.-
Per le registrazioni nell’archivio unico cartaceo si osservano le procedure di cui all’allegato A delle Istruzioni Applicative dell’UIC.-.
ADEMPIMENTI – REGISTRAZIONE
In archivio informatico/cartaceo/esterno entro 30 giorni dalla conclusione dell’affare da parte di un soggetto già cliente.-
Bisogna inserire i dati entro 30 giorni in archivio.-
L’archivio può essere gestito mediante software, registri numerati o terzi prestatori servizi gestionali.-
Non sussisterà l’obbligo se non ci sono dati da registrare.-
REGISTRAZIONE
È possibile tenere un unico archivio per tutta l’agenzia.-
Si deve provvedere all’annotazione in ordine cronologico per data di conclusione dell’affare.-
Se cambiano i dati bisogna aggiornare e integrare le informazioni registrate conservando tracce delle precedenti.-
Nell’archivio bisogna registrare
I dati identificativi delle parti intermediate (nome, cognome, luogo e data di nascita, indirizzo, codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale ed il codice fiscale);
La data di conclusione del contratto preliminare o, in mancanza, di quello definitivo di compravendita;
Il prezzo convenuto dell’immobile oggetto della mediazione.
Il valore catastale dell’immobile;
La tipologia dei mezzi di pagamento impiegati, evidenziando la parte corrisposta in contanti.
Obbligo di conservazione per dieci anni.-
SEGNALAZIONE delle OPERAZIONI SOSPETTE
L’onere di più delicata esplicazione è costituito dalle operazioni di sospetto riciclaggio.-
Gli agenti immobiliari dovranno, infatti, compiere una attenta valutazione soggettiva di quelle operazioni che per caratteristiche, entità, natura o per qualsivoglia altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica e dell'attività svolta dal soggetto cui sono riferite, inducano a ritenere, in base agli elementi di conoscenza disponibili, che il denaro, i beni o le utilità oggetto delle operazioni medesime possano provenire dai delitti puniti dagli artt. 648-bis e 648-ter del Codice penale.-
La valutazione operata dall’agente immobiliare circa le caratteristiche oggettive e soggettive dell’operazione dovrà consentire di scegliere se segnalare opportunamente operazioni che presentino il fumus descritto, ovvero se propendere per la soluzione opposta, quando le anomalie riscontrate non siano tali da potersi tradursi in sospetto di riciclaggio.-
La segnalazione non costituirà violazione del segreto professionale, e, se posta in conformità alla legge e per le finalità da esse previste non comporterà responsabilità di alcun tipo (civile, penale, amministrativa).; tuttavia essa si pone quale scelta problematica per il labile confine che separa i doveri di riservatezza e segreto professionale imposti al mediatore, che sono stati esentanti dall’obbligo suddetto solo con riferimento alle informazioni apprese in occasioni di circostanze diverse dall’attività di intermediazione.-
CHE COSA È IL RICICLAGGIO
Per poter applicare compiutamente la normativa ed in particolare per poter assolvere all'obbligo ivi previsto di segnalazione delle operazioni sospette, gli agenti immobiliari devono disporre di adeguata conoscenza della nozione penalistica di riciclaggio.-
Il nostro Codice penale prevede, agli artt. 648-bis e 648-ter, c.p. le fattispecie di riciclaggio e reinvestimento di proventi illeciti.-
Le due figure di reato costituiscono l'estremo baluardo a tutela dell'inquinamento dei circuiti finanziari ad opera di capitali illeciti, la cui prima linea è invece formata da un corposo novero di ipotesi extracodicistiche di illecito penale introdotte dalla Legge 5 luglio 1991, n. 197, che ha posto una fitta rete di reati-ostacolo onde reprimere sul nascere i fenomeni di riciclaggio, sanzionando la violazione di obblighi finalizzati alla garanzia della trasparenza nella circolazione del denaro; e dei valori mobiliari.-
REATO di RICICLAGGIO
Riciclaggio (art. 648 – bis, Codice Penale)“Fuori dei casi di concorso nel reato, chiunque sostituisce o trasferisce denaro, beni o altre utilità provenienti da delitto non colposo, ovvero compie in relazione ad essi altre operazioni, un modo da ostacolare l`identificazione della loro provenienza delittuosa, è punito con la reclusione da quattro a dodici anni e con la multa da lire 2 milioni a lire 30 milioni .
La pena è aumentata (c.p.64) quando il fatto è commesso nell`esercizio di un attività professionale.
La pena è diminuita (c.p.65) se il denaro, i beni o le altre utilità provengono da delitto per il quale è stabilita la pena della reclusione inferiore nel massimo a cinque anni. Si applica l`ultimo comma dell’art. 648.”
Il reato di riciclaggio propriamente inteso era in origine relativo ai soli capitali illeciti provenienti dai delitti di rapina aggravata, estorsione aggravata, sequestro di persona a scopo di estorsione o dai delitti concernenti la produzione o il traffico d...
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